Un projet de site web ?
Apprenez à faire votre cahier des charges.
Vous avez pour projet de créer un site web ou de procéder à la refonte de l'ancien afin de booster vos ventes ou votre visibilité sur le net ?
Commencez par établir un cahier des charges du site internet où vous rassemblerez toutes les informations indispensables à la création/refonte d'un site réussi.
Le cahier des charges de votre site web : une étape incontournable
Le cahier des charges, qu’est-ce que c’est ?
Tout d’abord, qu’est-ce exactement qu’un cahier des charges ? Et en quoi peut-il vous être utile ? Contrairement à un blog ou à un profil sur un réseau social, la création du site internet d’une entreprise est une entreprise complexe, supposant une association rigoureuse entre le fond et la forme, les outils techniques et les contenus, les différentes fonctionnalités et l’objectif final du site. En effet, la création d’un site implique notamment :
- le choix d’instruments adéquats (server, plugins, applications…)
- le choix de contenus pertinents (images, vidéos, textes, photos…)
- la mise en place de stratégies de référencement appropriées
- des choix graphiques facilitant la navigation sur le site
- une architecture ergonomique incluant menus et sous-menus.
Pourquoi créer un cahier des charges ?
Est-ce vraiment utile ? OUI, indispensable !
En ce moment même, vous êtes peut-être en train de vous demander à quoi la création d’un tel cahier va-t-elle bien pouvoir vous servir. Etant donné que vous allez y consacrer du temps, il est normal que vous soyez convaincu de l’utilité de votre démarche avant de vous atteler à la rédaction de votre cahier. Or, si vous souhaitez mettre en place un site internet efficace, en mesure de convertir vos leads et d’en attirer de nouveaux, la création préliminaire d’un cahier spécifique est indispensable, pour au moins 4 raisons !
4 vertus du cahier des charges pour votre site
Autant de motivations pour concevoir le vôtre !
Vous permettre d'avoir les idées claires
Vous y réfléchissez depuis un bon moment et vous vous faites une idée très claire de ce à quoi devra ressembler votre site internet. En fermant les yeux, vous êtes capable de visualiser le design des pages, l'organisation des contenus textuels et des images, les descriptions de produits... Cependant, votre projet est-il aussi clair que vous vous l'imaginez ? Essayez de le décrire à un collègue ou un ami : vous vous rendrez vite compte que vous avez beau fourmiller d'idées, vous avez du mal à les formuler !
Aussi, la rédaction d'un projet détaillé va-t-il d'abord servir vos objectifs personnels, en vous permettant d'ordonner, d'éclaircir et de mettre en forme vos projets mais aussi de vous poser les bonnes questions et d'y apporter les bonnes réponses.Neque porro quisquam est, qui dolorem ipsum quia dolor sit amet, consectetur, adipisci velit, sed quia non numquam eius modi tempora incidunt ut labor.
Garantir les résultats
Indispensable, cette étape vous permettra également de formuler une requête précise à l'agence web à laquelle vous vous adresserez pour la création de votre site et au bout du compte, d'obtenir le site internet de vos rêves !
En effet, plus vos instructions seront détaillées, vous vous avez de chances que le site qui en découlera soit conforme à vos aspirations. En l'absence d'un cahier des charges, vous vous exposez à de certaines déconvenues, voire à de mauvaises surprises qui ne devront probablement être imputées qu'à votre manque de rigueur et de clarté au moment de la commande.
Obtenir des devis en aval
C’est l’une des fonctions essentielles d’un cahier des charges. Pour obtenir l’aval de votre directeur ou le devis d’une agence, il importe avant tout de bien mettre les choses noir sur blanc. En effet, pour pouvoir le valider, votre supérieur devra pouvoir se faire une idée précise de votre projet de site.
De même, les designers web auxquels vous vous adresserez ne pourront pas vous établir de devis s’ils ne peuvent pas prendre exactement la mesure du travail qui les attend. Servez-vous de votre cahier pour demander une estimation à des professionnels ou même pour obtenir des fonds auprès d’investisseurs.
Suivre le processus de création
Dans un second temps, une fois le contrat signé avec une agence web, votre cahier va vous permettre à la fois de mettre en place et de suivre attentivement le processus de création du site, c’est-à-dire :
- de fixer des délais, aussi bien pour chacune des différentes phases de réalisation du site que pour la livraison définitive de ce dernier ;
- de partager les tâches entre le prestataire et vous-même : par exemple, vous pouvez être chargé de valider les propositions de contenus et choix graphiques, vous engager à fournir les descriptions détaillées de vos produits ou services… mais aussi décider de laisser entièrement carte blanche à votre fournisseur ;
- de dresser la liste des personnes participant à la création du site et d’indiquer leurs coordonnées de contact.
Gagner du temps... et de l'argent
Un cahier des charges précis vous fera faire des économies
Enfin, en prenant la peine d'établir le planning détaillé de la création de votre site web, non seulement vous gagnerez un temps précieux, mais vous réaliserez également de sérieuses économies. En effet, un seul et même cahier, reproduit en plusieurs exemplaires, vous permettra d'exposer directement votre projet à plusieurs prestataires en même temps.
Ainsi, vous n'aurez nul besoin de réexpliquer à chaque fois ce que vous attendez de votre site internet et comment vous le concevez. Vous irez droit au but et pourrez ensuite choisir la proposition qui vous semblera la plus alléchante, aussi bien du point de vue du site lui-même qu'à un niveau strictement financier.
Avec un projet clairement défini dès le départ, la facture finale sera sans surprises. Mais cette dernière risque d'être plus salée si vous avez formulé une requête imprécise et incomplète, impliquant une série d'imprévus (ajouts d'options ou de fonctionnalités, requérant la collaboration de davantage de ressources…) qui feront monter la note les uns après les autres.
De même, le cahier que vous lui fournirez permettra à l'agence web concernée de vous donner un
délai précis pour l'achèvement ou la refonte totale de votre site. Vous pouvez être à peu près certain, dans ces conditions, que les dates seront respectées, ce qui ne sera pas le cas si votre projet initial subit, au fil de son élaboration, des modifications ou développements qui ne manqueront pas de retarder sa livraison finale.
Conseils pour rédiger le cahier des charges de votre site
Comme vous l'aurez maintenant compris, la rédaction du cahier des charges de votre site internet garantit que ce dernier sera :
- conforme à vos attentes
- servant la réalisation de vos objectifs
- attractif et bien référencé
- fonctionnel et facile à utiliser.
Voyons à présent dans le détail comment rédiger votre cahier en examinant, une à une, les informations qui doivent y figurer.
La présentation de votre entreprise
Avant tout, vous devez expliquer qui vous êtes.
L'agence web qui se chargera de la réalisation de votre site web a, en effet, besoin de vous connaître pour bien cerner vos besoins, répondre à vos attentes voire même vous conseiller sur la marche à suivre ou les contenus à publier.
En lui présentant votre entreprise, vous devez donner à votre prestataire la possibilité de saisir quels sont vos objectifs commerciaux, les challenges auxquels vous êtes confronté avec vos clients ou face à la concurrence. C'est indispensable pour qu'il puisse comprendre à quelles problématiques votre site internet devra être en mesure de répondre.
- Commencez par indiquer vos coordonnées.
- Faites un bref historique de votre société (comment et pourquoi vous l’avez créée, depuis combien de temps, comment elle a évolué dans le temps…)
- Précisez votre secteur d’activités : le commerce, le tourisme, les services aux particuliers…
- Présentez votre marque, les services que vous dispensez ou les produits que vous vendez. Mettez en avant vos points forts (récompenses, compétitions remportées, budgets acquis…)
- Faites le point sur vos principaux concurrents et détaillez votre position sur le marché.
- Donnez quelques informations sur le nombre de salariés travaillant pour l’entreprise et l’organisation de cette dernière, en interne comme en externe.
- Qui sont vos clients ? Combien sont-ils ? Quelle est votre clientèle-cible ? En quoi vos produits/services répondent-ils à leurs attentes ? Comment vous y prenez-vous pour les conquérir (politique marketing, campagnes publicitaires ou promotionnelles, techniques de vente…) ?
- Terminez en indiquant quelles sont les personnes en charge du projet de site et précisez leur rôle ainsi que leurs coordonnées.
- Enfin, si votre entreprise possède déjà son propre site internet, mentionnez-le. Même si ce dernier devra faire l’objet d’une refonte, il sera toujours très instructif pour les professionnels qui en seront chargés de naviguer sur ses pages.
La présentation de votre projet
Qu'attendez-vous de votre futur site internet ?
Maintenant que vous avez expliqué à votre futur prestataire qui vous êtes, le moment est venu de lui en dire davantage sur votre projet – c’est-à-dire, plus exactement, sur ce que vous attendez de lui.
Le contenu de votre cahier variera en partie selon qu’il s’agit de la création d’un site à partir de zéro ou de la refonte de votre ancien site internet.
Dans le cas d'une création de site internet
Démarrer à partir d'une feuille blanche
Expliquer pourquoi
Commencez pour expliquer pourquoi vous avez besoin d’un site internet et l’objectif attribué à ce dernier. Devra-t-il servir de vitrine à votre entreprise ? Lancer un commerce en ligne ? Vous donner une visibilité sur internet ? Enrichir votre portefeuille de clients ? Faire face à la concurrence ? Fidéliser votre clientèle déjà existante ? Mieux la renseigner sur vos produits ? Tout cela à la fois ?
Définissez vos objectifs
Si possible, chiffrez vos objectifs (vous attendez tant de visiteurs, pour transformer tant de leads en prospects, facturer tant dans votre boutique en ligne, etc.), afin que votre futur prestataire ait une idée claire de vos ambitions et par conséquent, des défis auxquels le site devra faire face.
Décrivez vos cibles
Même du point de vue du design, il est important pour un webmaster de savoir qui sont les internautes qui consulteront votre site. Il pourra ainsi adapter le graphisme à ses visiteurs. Qui va consulter majoritairement vos pages ? Des hommes ? Des femmes ? De quel âge, quelle catégorie sociale ? Des candidats potentiels ? Des annonceurs ? Des professionnels ?
Quelles interactions ?
Exposez les actions que vous attendez de la part de vos visiteurs. Une fois sur votre site, que devront-ils faire ? Simplement prendre connaissance des informations que vous publiez ? S’abonner à votre newsletter ? S’inscrire dans vos forums ? Effectuer des achats dans votre e-boutique ? Ces renseignements sont indispensables en vue de la création d’un site efficace, orienté vers une fin bien précise.
Dans le cas d'une refonte d'un site internet existant
Tirer des enseignements
- Faites une présentation succincte de votre ancien site internet, aussi bien d’un point de vue historique (son année de création, l’agence web alors en charge du projet, son évolution…) qu’à un niveau technique (ses modalités d’hébergement, l’espace qu’il occupe, les applications et logiciels auxquels il recourt…)
- A quels problèmes votre ancien site s’efforçait-il de répondre ? A-t-il rempli ses objectifs au fil du temps ?
- Quelles sont les données exactes de ses flux de visiteurs ? Sont-elles satisfaisantes ? Pas assez ?
- Etablissez une liste des points forts et des points faibles de votre site en précisant quels sont les éléments qui devront être maintenus et ceux qui devront faire l’objet d’une amélioration ou définitivement éliminés.
- Expliquez pourquoi vous souhaitez procéder à une refonte de votre site : pour attirer davantage de clients, parce que votre champ d’activités s’est élargi, parce que vous désirez donner une nouvelle impulsion à votre entreprise ou tout simplement parce que d’autres professionnels vous l’ont conseillé…
- Votre but consiste-t-il essentiellement à augmenter votre taux de conversion et votre nombre de visites ou à faire diminuer votre taux de rebond ? Dans ce cas, donnez des chiffres (ceux qu’obtient actuellement votre site et ceux que vous visez).
- Dites-en un peu plus sur vos attentes concernant les modalités de cette refonte : avez-vous besoin de nouveaux contenus ? De nouvelles fonctionnalités (commandes en ligne, développement d'un espace-membre ou d'un forum…) ? D'un nouveau design ? De plus d'espace ?
Dans les deux cas
Enfin, qu’il s’agisse de la création d’un site ou de la refonte du vôtre, n’oubliez pas de préciser :
quels sont les contenus que vous souhaitez mettre en ligne (contenus principalement textuels, audiovisuels…)
vos délais (considérez toutefois qu’il vous faudra certainement faire montre d’une certaine flexibilité dans ce domaine…)
La stratégie de référencement
Un point crucial : comment générer du trafic vers votre site ?
Quelles techniques SEO ?
La stratégie de référencement à adopter constitue un point important de la création de votre site – ou de sa refonte – puisque d’elle dépend le positionnement de ce dernier dans les résultats des moteurs de recherche et, donc, sa visibilité.
Dans cette optique, le cahier des charges devra faire l’exposé des techniques d’optimisation retenues pour le référencement du site mais aussi préciser quels seront les paramètres de contrôle de la fréquence et la quantité des connexions.
Le choix des mots clés
Les mots-clés constituent la pierre angulaire d’un site bien référencé, se démarquant des autres dans les pages des moteurs de recherche et attirant l’attention des internautes. Choisir des mots-clés pertinents est donc une phase préliminaire indispensable à la création d’un site web. La rédaction d’un cahier des charges est ainsi l’occasion de réfléchir, d’ores et déjà, aux mots-clés à la fois les plus représentatifs du contenu du site en question et qui sont aussi les plus utilisés par les internautes.
Pour trouver vos mots-clés, vous pouvez recourir à différentes techniques.
Glissez-vous dans la peau d’un internaute et imaginez quels sont les mots qu’il taperait en priorité dans le moteur de recherche pour accéder à vos produits.
En fonction de votre politique commerciale (offres spéciales récurrentes, produits de luxe, ventes privées…) mais aussi de votre position géographique, enrichissez votre requête en incluant des variantes (« maquillage pas cher », « rouge à lèvres Chanel Paris »….)
Servez-vous de Google Keyword Planner pour analyser les requêtes des internautes, incluant le nombre de recherches effectuées chaque mois et les prévisions de trafic.
Vous pouvez aussi vous inspirer de vos concurrents, en utilisant un outil comme SpyFu.
Le recours aux liens sponsorisés
Souhaitez-vous recourir à une stratégie de liens sponsorisés ? Si oui, précisez-le et indiquez-en les modalités.
L’association à un ou plusieurs réseaux sociaux
Votre site sera-t-il mis en valeur par l’intermédiaire d’un ou plusieurs réseaux sociaux où figure le profil de votre entreprise ? Si oui, lesquels ? Souhaitez-vous que l’agence web prenne également en charge la promotion de votre site par le biais des réseaux sociaux
Les caractéristiques graphiques du site
Précisez dès le départ vos attentes sur ce sujet essentiel
Quand il est question de site internet, l’aspect visuel compte énormément. En effet, le choix d’une couleur trop vive, par exemple, ou de caractères trop petits, peut influer énormément sur votre taux de visiteurs ou de rebond. Soyez certain qu’aucun internaute ne s’attardera à déchiffrer des textes presque illisibles ou à regarder des photos peu attrayantes, alors qu’un site au graphisme étudié, aux images bien choisies et aux couleurs discrètes attirera de nombreux visiteurs.
C’est pourquoi il importe de préciser dès le départ quelles sont vos attentes en ce qui concerne les caractéristiques graphiques du site :
- quelle en sera la couleur principale ? Donnez toutes les indications nécessaires pour établir un code de couleurs bien déterminé.
- Quelle utilisation souhaitez-vous faire de votre logo ? En prévoyez-vous différentes déclinaisons selon les pages ?
- Quelles sont les illustrations que vous avez sélectionnées ? (Images, photos…)
- Quelle police utiliserez-vous pour les textes ? (Type et taille des caractères).
- Quelle typologie de design vous semble-t-elle la plus indiquée pour votre site (auto-adaptif, responsive…) ?
Si votre entreprise possède déjà une charte graphique, comme c’est probablement le cas, n’hésitez pas à en fournir une copie ou à indiquer le lien internet à partir duquel elle peut être visualisée, afin que votre prestataire puisse se faire une idée nette de l’identité visuelle de votre entreprise.
Enfin, dans le cas où vous auriez déjà fait réaliser quelques maquettes graphiques en vue de la création de votre site, joignez-les au cahier… elles seront plus parlantes que toutes les descriptions du monde.
Les caractéristiques fonctionnelles du site
Comment fonctionnera votre site ?
Il importe à présent de mieux préciser à quoi va vous servir exactement votre site internet, afin d’en détailler toutes les caractéristiques fonctionnelles souhaitées.
Il peut s’agir :
- d’une boutique en ligne (impliquant la création d’un espace client sécurisé par un mot de passe, mais aussi la possibilité d’effectuer des paiements en ligne, etc.)
- D’un blog (par exemple, si vous vendez des produits touristiques, un blog de voyage pourra attirer de nombreux internautes et les inciter à se fournir chez vous)
- D’un moteur de recherche interne pour faciliter la navigation (une excellente initiative, surtout si vous proposez de nombreux produits !)
- D’un module d’inscription à votre newsletter, etc.
Les caractéristiques techniques du site
Wordpress, Prestashop, Drupal ?
Votre cahier des charges devra également indiquer toutes les caractéristiques techniques de la création ou refonte de votre site. C’est le moment d’opter pour un CMS plutôt que pour un autre (Wordpress, Drupal…) et de faire mention, le cas échéant, de votre nom de domaine.
Précisez également :
- quels sont les navigateurs internet avec lesquels le site devra être compatible (Chrome, Mozilla…) ;
- la nécessité de créer également une version mobile du site, afin que ce dernier puisse s’afficher aisément sur les tablettes et téléphones portables ;
- le choix des langages ;
- le type d’hébergement souhaité (serveur dédié, mutualisé…) ;
- les éventuelles intégrations à des systèmes tiers (emailing, logiciel de comptabilité, webanalyse…).
L’arborescence du site
Rubriques, menus, etc...
Présentez d’ores et déjà votre site dans ses grandes lignes, par l’intermédiaire de schémas ou même de maquettes. Divisez-le par sections et donnez des indications précises sur l’organisation des différentes rubriques. Partez de la page principale et progressez de sous-page en sous-page, suivant le principe d’un arbre généalogique.
Les tâches confiées au prestataire : réalisation et suivi du projet
Il est temps à présent d'entrer dans les détails ce que vous attendez de votre prestataire
Quelles sont les prestations requises ?
Voici la liste, non exhaustive, des différentes prestations généralement liées à la réalisation d’un site web :
- l’éventuelle migration à partir d’une base de données déjà existante ;
- le design du site ;
- la gestion du nom de domaine et des modalités d’hébergement ;
- les stratégies de référencement ;
- la promotion du site et les campagnes publicitaires ;
- la traduction des contenus en plusieurs langues ;
- les différentes mises à jour et la création de nouvelles pages ;
- l’analyse du trafic.
Spécifiez à votre prestataire quelles sont les tâches que vous souhaitez lui confier et précisez, pour finir, dans quelle mesure : lui laisserez-vous entièrement carte blanche ou avez-vous votre mot à dire dans chaque domaine ?
Enfin, attendez-vous de l’agence web qu’elle se contente de mettre en place ces différents éléments ou également qu’elle en assure le suivi et le développement à l’avenir ?
Les modalités de suivi du projet
Dans cette section, proposez une programmation précise de la réalisation du site en procédant étape par étape et en indiquant quelques dates butoir dont, principalement :
- une date limite pour l’envoi des devis ;
- une date limite pour la sélection du prestataire et le début de la prestation ;
- une date limite pour l’achèvement du projet et la mise en ligne du site.
Soumettez éventuellement quelques dates pour des rendez-vous afin de faire le point sur les travaux en cours et, en même temps que leur fréquence, profitez-en pour indiquer les modalités d’échanges souhaitées entre le prestataire et vous-même (réunions dans vos locaux ou les siens, par Skype, mails, envoi de comptes-rendus, etc.)
Enfin, comment désirez-vous procéder pour la réalisation du projet ? Dans un premier temps, souhaitez-vous recevoir une maquette préliminaire, à laquelle vous vous réservez de donner, ou non, votre accord ?
La sélection du prestataire
Pour conclure, indiquez quels sont les critères selon lesquels vous envisagez de sélectionner le prestataire auquel vous confierez le projet : expérience certifiée dans le domaine de la création de sites web, garanties dans le respect des délais fixés, compétences particulières…
N’oubliez pas de préciser quelles sont les informations dont vous avez besoin pour effectuer votre choix : liens vers des sites déjà réalisés, maquettes, exemples de contenus, avis de clients…
Bon à savoir : bien que n’étant pas un document juridique, votre cahier des charges a une valeur contractuelle et, pour cette raison, vous sera très utile en cas de conflit avec votre prestataire. Raison de plus de vous atteler d’ores et déjà à sa rédaction et de vous montrer le plus détaillé possible dans l’exposé de votre projet… à vos claviers !